Organizações
Um Registo das Atividades de Tratamento tem de ter pelo menos uma organização: aquela a que pertence.
Além disso, podem ser criadas outras organizações para guardar informação sobre outras organizações que possam aparecer no registo (subcontratantes, responsáveis conjuntos, ou responsáveis pelo tratamento para os quais a nossa própria organização atua como subcontratante).
- A sua própria organização é a entidade jurídica que responde pelo registo. Os seus dados vão em todos os documentos e detém a licença. É o responsável pelo tratamento predefinido de cada nova atividade e tem de figurar como responsável, responsável conjunto ou subcontratante em todas as atividades de tratamento do registo.
- Qualquer outra organização é um parceiro: um subcontratante a que recorre, um responsável conjunto com quem partilha uma finalidade ou um responsável para quem trata dados. Os parceiros são introduzidos uma vez e depois escolhidos onde quer que desempenhem um papel.
Todas são listadas e administradas em conjunto.
O que é especial na sua própria organização
| A sua organização | Um parceiro | |
|---|---|---|
| Papel nas atividades | Responsável predefinido de cada nova atividade; tem de ser responsável ou subcontratante em cada uma e não pode ser removida | Responsável, subcontratante ou responsável conjunto, conforme atribuir — ou ausente |
| Nos documentos | Nome, endereço e contacto em cada declaração, cada cláusula informativa e no PDF do registo | Nomeado onde desempenha um papel na atividade |
| Endereço na web | {nome-curto}.rat.gd | — |
| Pode ser eliminada | Não | Sim, quando já não desempenha nenhum papel em nenhuma atividade |
Organizações públicas e privadas
A sua própria organização é pública ou privada, e isso decide quem pode ler o registo em {nome-curto}.rat.gd.
| Pública | Privada | |
|---|---|---|
| Cláusula informativa do art. 13.º | ✅ Acessível a qualquer pessoa | ✅ Acessível a qualquer pessoa |
Acesso a {nome-curto}.rat.gd | ✅ Qualquer pessoa | ❌ Apenas membros |
| Percorrer o registo no modo de visualização | ✅ Qualquer pessoa | ❌ Apenas membros |
| Declaração do art. 30.º de cada atividade | ✅ Legível e descarregável (PDF, RTF) por qualquer pessoa | ❌ Apenas membros |
| PDF completo do registo | ✅ Descarregável por qualquer pessoa | ❌ Apenas membros |
| Edição | ❌ Apenas administradores | ❌ Apenas administradores |
| Dados, contactos e contratos dos parceiros | ❌ Nunca expostos para além do que os documentos imprimem | ❌ Nunca expostos para além do que os documentos imprimem |
| Uso típico | Uma entidade com obrigação legal de publicar o seu registo Uma empresa que publica o seu registo como parte da sua política de transparência A organização de demonstração | Qualquer registo destinado a uso interno As organizações de teste são sempre privadas |
A cláusula informativa é sempre pública
A cláusula informativa do art. 13.º é a exceção: é acessível a qualquer pessoa em ambos os casos, porque existe precisamente para ser lida pelas pessoas cujos dados trata, que não são membros e nunca iniciam sessão.
O que contém uma organização
| Nome curto | O identificador usado nas listas e, para a sua própria organização, no seu endereço ({nome-curto}.rat.gd) |
| Nome completo | A denominação legal, tal como deve aparecer nos documentos |
| Número de IVA | Introduza-o e escolha Pesquisar: o nome e o endereço registados são obtidos e propostos para preencher o formulário. Se o número não puder ser verificado, pode continuar na mesma e escrever os dados você mesmo |
| Endereço | Escrito numa única linha e interpretado automaticamente em rua, cidade, código postal e país; se a interpretação falhar, as partes podem ser introduzidas à mão |
| Contactos | Pelo menos uma pessoa — para a sua própria organização, tipicamente o encarregado de proteção de dados; para um parceiro, a pessoa com quem lida lá. Veja Contactos |
| Cor | Identifica a organização onde quer que várias sejam mostradas lado a lado — nos responsáveis e subcontratantes de uma atividade, nos contratos |
| Logótipo | Opcional, mas vale a pena adicioná-lo a todos os parceiros, não só à sua própria organização: é mostrado onde quer que o parceiro apareça em toda a aplicação, e um logótipo familiar reconhece-se muito mais depressa do que um nome numa lista. Para a sua própria organização aparece também na barra superior e nos documentos |
| Sítio Web | Opcional; para a sua própria organização torna-se uma ligação na barra superior |
| Notas | Texto livre para o que o registo não consegue exprimir num campo: projetos que está prestes a iniciar com esta organização, um acordo em negociação, uma observação de auditoria a acompanhar, a razão pela qual foi escolhida ou está a ser abandonada. As pessoas pertencem aos contactos, não aqui. Nunca impresso nos documentos |