Organisations
Un registre des activités de traitement doit avoir au moins une organisation : celle à qui il appartient.
En outre, d'autres organisations peuvent être créées pour conserver des informations sur d'autres organisations susceptibles d'apparaître dans le registre (sous-traitants, responsables conjoints, ou responsables du traitement pour lesquels notre propre organisation agit comme sous-traitant).
- Votre propre organisation est l'entité juridique qui répond du registre. Ses coordonnées figurent sur chaque document et elle détient la licence. Elle est le responsable du traitement par défaut de chaque nouvelle activité et doit figurer comme responsable, responsable conjoint ou sous-traitant dans toutes les activités de traitement du registre.
- Toute autre organisation est un partenaire : un sous-traitant auquel vous faites appel, un responsable conjoint avec qui vous partagez une finalité, ou un responsable pour lequel vous traitez des données. Les partenaires sont saisis une fois puis choisis partout où ils jouent un rôle.
Toutes sont listées et administrées ensemble.
Ce qui est particulier à votre propre organisation
| Votre organisation | Un partenaire | |
|---|---|---|
| Rôle dans les activités | Responsable par défaut de chaque nouvelle activité ; doit être responsable ou sous-traitant dans chacune et ne peut pas être retirée | Responsable, sous-traitant ou responsable conjoint, selon votre attribution — ou absent |
| Sur les documents | Nom, adresse et contact sur chaque déclaration, chaque clause d'information et le PDF du registre | Nommé là où il joue un rôle dans l'activité |
| Adresse web | {nom-court}.rat.gd | — |
| Peut être supprimée | Non | Oui, dès qu'il ne joue plus de rôle dans aucune activité |
Organisations publiques et privées
Votre propre organisation est soit publique, soit privée, et cela décide qui peut lire le registre à {nom-court}.rat.gd.
| Publique | Privée | |
|---|---|---|
| Clause d'information de l'art. 13 | ✅ Accessible à tous | ✅ Accessible à tous |
Accès à {nom-court}.rat.gd | ✅ Tous | ❌ Membres uniquement |
| Parcourir le registre en mode visualisation | ✅ Tous | ❌ Membres uniquement |
| Déclaration de l'art. 30 de chaque activité | ✅ Lisible et téléchargeable (PDF, RTF) par tous | ❌ Membres uniquement |
| PDF complet du registre | ✅ Téléchargeable par tous | ❌ Membres uniquement |
| Édition | ❌ Administrateurs uniquement | ❌ Administrateurs uniquement |
| Coordonnées, contacts et contrats des partenaires | ❌ Jamais exposés au-delà de ce que les documents impriment | ❌ Jamais exposés au-delà de ce que les documents impriment |
| Usage typique | Une entité ayant l'obligation légale de publier son registre Une entreprise qui publie son registre au titre de sa politique de transparence L'organisation de démonstration | Tout registre destiné à un usage interne Les organisations de test sont toujours privées |
La clause d'information est toujours publique
La clause d'information de l'art. 13 est l'exception : elle est accessible à tous dans les deux cas, parce qu'elle existe précisément pour être lue par les personnes dont vous traitez les données, qui ne sont pas membres et ne se connectent jamais.
Ce que contient une organisation
| Nom court | L'identifiant utilisé dans les listes et, pour votre propre organisation, dans son adresse ({nom-court}.rat.gd) |
| Nom complet | La dénomination légale, telle qu'elle doit figurer sur les documents |
| Numéro de TVA | Saisissez-le et choisissez Rechercher : le nom et l'adresse enregistrés sont récupérés et proposés pour remplir le formulaire. Si le numéro ne peut pas être vérifié, vous pouvez continuer et saisir les coordonnées vous-même |
| Adresse | Saisie sur une seule ligne et interprétée automatiquement en rue, ville, code postal et pays ; si l'interprétation échoue, les parties peuvent être saisies à la main |
| Contacts | Au moins une personne — pour votre propre organisation, typiquement le délégué à la protection des données ; pour un partenaire, la personne avec qui vous traitez chez lui. Voir Contacts |
| Couleur | Identifie l'organisation partout où plusieurs sont affichées côte à côte — dans les responsables et sous-traitants d'une activité, dans les contrats |
| Logo | Facultatif, mais utile pour chaque partenaire et pas seulement pour votre propre organisation : il est affiché partout où le partenaire apparaît dans l'application, et un logo familier se reconnaît bien plus vite qu'un nom dans une liste. Pour votre propre organisation, il apparaît aussi dans la barre supérieure et sur les documents |
| Site web | Facultatif ; pour votre propre organisation, il devient un lien dans la barre supérieure |
| Notes | Texte libre pour ce que le registre ne peut pas exprimer dans un champ : les projets que vous allez démarrer avec cette organisation, un accord en négociation, un point d'audit à suivre, la raison pour laquelle elle a été choisie ou est en cours d'abandon. Les personnes vont dans les contacts, pas ici. Jamais imprimé sur les documents |