Organisaties
Een register van verwerkingsactiviteiten moet ten minste één organisatie hebben: de organisatie van wie het is.
Daarnaast kunnen andere organisaties worden aangemaakt om informatie op te slaan over andere organisaties die in het register kunnen voorkomen (verwerkers, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, of verwerkingsverantwoordelijken voor wie onze eigen organisatie als verwerker optreedt).
- Uw eigen organisatie is de rechtspersoon die voor het register instaat. Haar gegevens staan op elk document en zij houdt de licentie. Zij is de standaard verwerkingsverantwoordelijke van elke nieuwe activiteit en moet in alle verwerkingsactiviteiten van het register voorkomen als verwerkingsverantwoordelijke, gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke of verwerker.
- Elke andere organisatie is een partner: een verwerker die u inschakelt, een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met wie u een doel deelt, of een verwerkingsverantwoordelijke voor wie u gegevens verwerkt. Partners worden één keer ingevoerd en daarna gekozen overal waar ze een rol spelen.
Ze worden allemaal samen weergegeven en beheerd.
Wat uw eigen organisatie bijzonder maakt
| Uw organisatie | Een partner | |
|---|---|---|
| Rol in activiteiten | Standaard verwerkingsverantwoordelijke van elke nieuwe activiteit; moet in elke activiteit verwerkingsverantwoordelijke of verwerker zijn en kan niet worden verwijderd | Verwerkingsverantwoordelijke, verwerker of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke, zoals u het toewijst — of afwezig |
| Op documenten | Naam, adres en contact op elke verklaring, elke informatieclausule en de register-PDF | Genoemd waar hij een rol speelt in de activiteit |
| Webadres | {korte-naam}.rat.gd | — |
| Kan worden verwijderd | Nee | Ja, zodra hij in geen enkele activiteit meer een rol speelt |
Publieke en private organisaties
Uw eigen organisatie is ofwel publiek, ofwel privé, en dat bepaalt wie het register op {korte-naam}.rat.gd kan lezen.
| Publiek | Privé | |
|---|---|---|
| Informatieclausule van art. 13 | ✅ Voor iedereen bereikbaar | ✅ Voor iedereen bereikbaar |
Toegang tot {korte-naam}.rat.gd | ✅ Iedereen | ❌ Alleen leden |
| Het register doorbladeren in de weergavemodus | ✅ Iedereen | ❌ Alleen leden |
| Verklaring van art. 30 van elke activiteit | ✅ Door iedereen leesbaar en te downloaden (PDF, RTF) | ❌ Alleen leden |
| Volledige register-PDF | ✅ Door iedereen te downloaden | ❌ Alleen leden |
| Bewerken | ❌ Alleen beheerders | ❌ Alleen beheerders |
| Gegevens, contacten en contracten van partners | ❌ Nooit verder blootgesteld dan wat de documenten afdrukken | ❌ Nooit verder blootgesteld dan wat de documenten afdrukken |
| Typisch gebruik | Een entiteit met een wettelijke verplichting om haar register te publiceren Een bedrijf dat zijn register publiceert als onderdeel van zijn transparantiebeleid De demo-organisatie | Elk register bedoeld voor intern gebruik Testorganisaties zijn altijd privé |
De informatieclausule is altijd publiek
De informatieclausule van art. 13 is de uitzondering: ze is in beide gevallen voor iedereen bereikbaar, omdat ze juist bestaat om gelezen te worden door de mensen wier gegevens u verwerkt — die geen lid zijn en zich nooit aanmelden.
Wat een organisatie bevat
| Korte naam | De identificatie in lijsten en, voor uw eigen organisatie, in haar adres ({korte-naam}.rat.gd) |
| Volledige naam | De juridische naam, zoals die op documenten moet verschijnen |
| BTW-nummer | Voer het in en kies Opzoeken: de geregistreerde bedrijfsnaam en het adres worden opgehaald en aangeboden om het formulier in te vullen. Kan het nummer niet worden geverifieerd, dan kunt u toch doorgaan en de gegevens zelf invoeren |
| Adres | Ingevoerd als één regel en automatisch ontleed in straat, plaats, postcode en land; mislukt de ontleding, dan kunnen de delen handmatig worden ingevoerd |
| Contacten | Minstens één persoon — voor uw eigen organisatie doorgaans de functionaris voor gegevensbescherming, voor een partner de persoon met wie u daar zaken doet. Zie Contacten |
| Kleur | Identificeert de organisatie overal waar er meerdere naast elkaar worden getoond — bij de verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers van een activiteit, in contracten |
| Logo | Optioneel, maar de moeite waard voor elke partner en niet alleen voor uw eigen organisatie: het wordt overal in de applicatie getoond waar de partner verschijnt, en een vertrouwd logo herkent men veel sneller dan een naam in een lijst. Voor uw eigen organisatie verschijnt het ook in de bovenbalk en op de documenten |
| Website | Optioneel; voor uw eigen organisatie wordt het een link in de bovenbalk |
| Notities | Vrije tekst voor wat het register niet in een veld kan uitdrukken: projecten die u met deze organisatie gaat starten, een overeenkomst in onderhandeling, een auditbevinding om op te volgen, de reden waarom ze is gekozen of wordt afgebouwd. Mensen horen bij de contacten, niet hier. Wordt nooit op documenten afgedrukt |