Organisationen
Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss mindestens eine Organisation haben: die, der es gehört.
Darüber hinaus können weitere Organisationen angelegt werden, um Informationen über andere Organisationen zu speichern, die im Verzeichnis vorkommen können (Auftragsverarbeiter, gemeinsam Verantwortliche oder Verantwortliche, für die die eigene Organisation als Auftragsverarbeiter tätig ist).
- Ihre eigene Organisation ist die juristische Person, die für das Verzeichnis einsteht. Ihre Daten stehen auf jedem Dokument, und sie hält die Lizenz. Sie ist der standardmäßige Verantwortliche jeder neuen Tätigkeit und muss in allen Verarbeitungstätigkeiten des Verzeichnisses als Verantwortlicher, gemeinsam Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter vorkommen.
- Jede andere Organisation ist ein Partner: ein Auftragsverarbeiter, den Sie beauftragen, ein gemeinsam Verantwortlicher, mit dem Sie einen Zweck teilen, oder ein Verantwortlicher, für den Sie Daten verarbeiten. Partner werden einmal erfasst und dann überall gewählt, wo sie eine Rolle spielen.
Alle werden gemeinsam aufgelistet und verwaltet.
Was Ihre eigene Organisation besonders macht
| Ihre Organisation | Ein Partner | |
|---|---|---|
| Rolle in Tätigkeiten | Standard-Verantwortlicher jeder neuen Tätigkeit; muss in jeder Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter sein und kann nicht entfernt werden | Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter oder gemeinsam Verantwortlicher, wie Sie es zuweisen — oder nicht beteiligt |
| Auf Dokumenten | Name, Adresse und Kontakt auf jeder Erklärung, jeder Informationsklausel und dem Verzeichnis-PDF | Genannt, wo er in der Tätigkeit eine Rolle spielt |
| Web-Adresse | {kurzname}.rat.gd | — |
| Löschbar | Nein | Ja, sobald er in keiner Tätigkeit mehr eine Rolle spielt |
Öffentliche und private Organisationen
Ihre eigene Organisation ist entweder öffentlich oder privat, und das entscheidet, wer das Verzeichnis unter {kurzname}.rat.gd lesen kann.
| Öffentlich | Privat | |
|---|---|---|
| Informationsklausel nach Art. 13 | ✅ Für jeden erreichbar | ✅ Für jeden erreichbar |
Zugriff auf {kurzname}.rat.gd | ✅ Jeder | ❌ Nur Mitglieder |
| Durchsehen des Verzeichnisses im Anzeigemodus | ✅ Jeder | ❌ Nur Mitglieder |
| Erklärung nach Art. 30 jeder Tätigkeit | ✅ Von jedem lesbar und herunterladbar (PDF, RTF) | ❌ Nur Mitglieder |
| Vollständiges Verzeichnis-PDF | ✅ Von jedem herunterladbar | ❌ Nur Mitglieder |
| Bearbeiten | ❌ Nur Administratoren | ❌ Nur Administratoren |
| Daten, Kontakte und Verträge der Partner | ❌ Nie über das hinaus offengelegt, was die Dokumente abdrucken | ❌ Nie über das hinaus offengelegt, was die Dokumente abdrucken |
| Typische Verwendung | Eine Stelle mit gesetzlicher Pflicht, ihr Verzeichnis zu veröffentlichen Ein Unternehmen, das sein Verzeichnis im Rahmen seiner Transparenzpolitik veröffentlicht Die Demo-Organisation | Jedes Verzeichnis für den internen Gebrauch Testorganisationen sind immer privat |
Die Informationsklausel ist immer öffentlich
Die Informationsklausel nach Art. 13 ist die Ausnahme: Sie ist in beiden Fällen für jeden erreichbar, weil sie genau dazu da ist, von den Personen gelesen zu werden, deren Daten Sie verarbeiten — die keine Mitglieder sind und sich nie anmelden.
Was eine Organisation enthält
| Kurzname | Die Kennung in Listen und, für Ihre eigene Organisation, in ihrer Adresse ({kurzname}.rat.gd) |
| Vollständiger Name | Der rechtliche Name, wie er auf Dokumenten erscheinen soll |
| USt-IdNr. | Eingeben und Nachschlagen wählen: Der eingetragene Firmenname und die Adresse werden abgerufen und zum Ausfüllen des Formulars angeboten. Kann die Nummer nicht geprüft werden, können Sie trotzdem fortfahren und die Daten selbst eingeben |
| Adresse | In einer Zeile eingegeben und automatisch in Straße, Ort, Postleitzahl und Land zerlegt; scheitert die Zerlegung, lassen sich die Teile von Hand eingeben |
| Kontakte | Mindestens eine Person — für Ihre eigene Organisation typischerweise der Datenschutzbeauftragte, für einen Partner die Person, mit der Sie dort zu tun haben. Siehe Kontakte |
| Farbe | Kennzeichnet die Organisation überall dort, wo mehrere nebeneinander gezeigt werden — bei den Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern einer Tätigkeit, in Verträgen |
| Logo | Optional, aber für jeden Partner lohnend, nicht nur für Ihre eigene Organisation: Es wird überall in der Anwendung angezeigt, wo der Partner erscheint, und ein vertrautes Logo erkennt man weit schneller als einen Namen in einer Liste. Für Ihre eigene Organisation erscheint es zudem in der oberen Leiste und auf den Dokumenten |
| Webseite | Optional; für Ihre eigene Organisation wird sie zu einem Link in der oberen Leiste |
| Notizen | Freitext für das, was das Verzeichnis nicht in einem Feld ausdrücken kann: Projekte, die Sie mit dieser Organisation beginnen wollen, eine Vereinbarung in Verhandlung, ein offener Prüfungsbefund, der Grund, warum sie gewählt wurde oder ausläuft. Personen gehören in die Kontakte, nicht hierher. Wird nie auf Dokumenten abgedruckt |