Atividades de tratamento
Uma atividade de tratamento é uma finalidade para a qual se tratam dados pessoais: processamento de salários, newsletter, videovigilância do parque de estacionamento, recrutamento. O registo é a lista destas atividades, e cada uma contém a informação que o artigo 30.º exige — finalidade, fundamento jurídico, dados, titulares, conservação, destinatários, transferências, segurança.
As atividades são criadas e editadas a partir do painel no modo de edição, pelos administradores. No modo de visualização, todos os membros as podem ler.
Ativas e inativas
Uma atividade está ativa — faz parte do registo oficial, aparece no painel e é impressa nos documentos — ou inativa: um rascunho ainda por terminar, ou um tratamento que cessou e se conserva para memória.
- Uma nova atividade começa sempre inativa.
- Só pode ser ativada quando todos os campos obrigatórios estão preenchidos, de modo que uma entrada a meio nunca chega ao seu registo oficial.
- Uma atividade cuja data de expiração já passou é desativada automaticamente.
- Só uma atividade inativa sem alterações pendentes pode ser eliminada.
As atividades inativas estão ocultas por predefinição; Mostrar atividades inativas, na barra lateral, revela-as.
Não tente registar todas as atividades no primeiro dia. Comece pelas cinco ou seis evidentes — salários, clientes, o site, a newsletter —, ative-as e gere o seu primeiro documento. Um registo que existe e cresce com o uso vale mais do que um perfeito que nunca sai da fase de planeamento.
Menos atividades significam também um registo mais fácil de gerir. Mantenha a lista curta e acrescente uma nova atividade apenas quando nenhuma das existentes se ajustar a uma nova necessidade.
Valores predefinidos para novas atividades
Se a maioria das suas atividades partilha as mesmas respostas — as mesmas medidas de segurança, a mesma regra de conservação, a mesma origem —, defina-as uma vez em Definições da organização → Valores predefinidos para novas atividades. Cada nova atividade é pré-preenchida com esses valores, e só altera o que difere.
Os documentos que obtém de cada atividade
Assim que uma atividade está ativa, a aplicação redige para ela dois documentos prontos a usar, em todos os idiomas do registo — sem trabalho adicional da sua parte:
- a declaração do art. 30.º — o que entrega à autoridade de controlo se esta perguntar por este tratamento. Abra-a no navegador ou descarregue-a em PDF ou RTF;
- a cláusula informativa do art. 13.º — o que mostra às pessoas cujos dados trata. Tem uma ligação permanente e um excerto para incorporar, para que possa apontar para ela a partir de uma política de privacidade, um formulário de consentimento ou uma página web, mostrando sempre o texto em vigor.
Encontrará ambos os documentos na própria página da atividade, onde também pode copiar as suas ligações e excertos de incorporação.
Cada documento tem também um endereço previsível fora da aplicação, construído a partir do endereço da sua organização e do número da atividade:
https://{nome-curto}.rat.gd/{idioma}/{número-da-atividade} para a cláusula informativa
https://{nome-curto}.rat.gd/{idioma}/a/{número-da-atividade} para a declaração
de modo que pode ser impresso num formulário, citado num contrato ou ligado a partir de um site.
A cláusula informativa é sempre acessível desta forma, porque existe para ser lida por pessoas que não são membros. A declaração só é acessível a qualquer pessoa se a organização estiver configurada como pública; numa organização privada é mostrada apenas aos membros.
Ambos os documentos são gerados a partir de um modelo predefinido que funciona sem mais. Para usar a sua própria paginação, redação ou estrutura, pode criar e editar os seus próprios modelos ao nível da organização ou da atividade de tratamento.
O que contém uma atividade de tratamento
| Unidade organizacional | A UO a que a atividade pertence — exatamente uma. Decide como a atividade é agrupada, filtrada e colorida no painel e no PDF do registo |
| Responsável(eis) pelo tratamento | A organização — ou organizações, quando há responsáveis conjuntos — que decide porquê e como os dados são tratados |
| Subcontratante(s) | Se existirem, a organização — ou organizações — que tratam os dados por conta do responsável. A sua própria organização tem de ser responsável pelo tratamento ou subcontratante em cada atividade |
| Finalidade e detalhes | Uma linha que diz para que serve o tratamento, e toda a explicação de que um auditor precisaria |
| Base jurídica | Base jurídica do artigo 6.º para a atividade de tratamento |
| Base jurídica das categorias especiais | Base jurídica do artigo 9.º para a atividade de tratamento, se aplicável |
| Categorias de dados | Identificação, características pessoais, dados financeiros, profissionais, circunstâncias sociais, dados comerciais — e as categorias especiais |
| Categorias de titulares dos dados | De quem são os dados: trabalhadores, clientes, candidatos, visitantes… |
| Categorias de tratamento | O que se faz com os dados: recolha, armazenamento, comunicação, difusão, apagamento… |
| Origem dos dados | De onde vêm os dados |
| Conservação | Durante quanto tempo os dados são conservados e a regra que o decide |
| Comunicações de dados | Quem recebe os dados, com um detalhe em texto livre |
| Definição de perfis | Sim ou não |
| Transferências internacionais | Sim ou não, com o detalhe de para onde e com que garantia |
| Nível de segurança e medidas | Risco baixo, médio ou elevado, e as medidas adicionais em vigor |