Actividades de tratamiento
Una actividad de tratamiento es una finalidad para la que se tratan datos personales: nóminas, boletín, videovigilancia del aparcamiento, selección de personal. El registro es la lista de estas actividades, y cada una recoge la información que pide el artículo 30: finalidad, base jurídica, datos, interesados, conservación, destinatarios, transferencias, seguridad.
Las actividades se crean y editan desde el panel principal en modo edición, por los administradores. En modo visualización todos los miembros pueden leerlas.
Activas e inactivas
Una actividad está activa —forma parte del registro oficial, se muestra en el panel y se imprime en los documentos— o inactiva: un borrador aún sin terminar, o un tratamiento que ha cesado y se conserva como constancia.
- Una actividad nueva siempre empieza inactiva.
- Solo puede activarse cuando todos los campos obligatorios están rellenos, de modo que una entrada a medias nunca llega a tu registro oficial.
- Una actividad cuya fecha de caducidad ha pasado se desactiva automáticamente.
- Solo puede borrarse una actividad inactiva sin cambios pendientes.
Las actividades inactivas están ocultas por defecto; Mostrar tratamientos inactivos, en la barra lateral, las revela.
No intentes capturar todas las actividades el primer día. Empieza por las cinco o seis evidentes —nóminas, clientes, la web, el boletín—, actívalas y genera tu primer documento. Un registro que existe y crece con el uso vale más que uno perfecto que nunca sale de la fase de planificación.
Menos actividades significan también un registro más fácil de gestionar. Mantén la lista corta y añade una nueva actividad solo cuando ninguna de las existentes encaje con una nueva necesidad.
Valores por defecto para nuevas actividades
Si la mayoría de tus actividades comparten las mismas respuestas —las mismas medidas de seguridad, la misma regla de conservación, el mismo origen—, defínelas una vez en Configuración de la organización → Valores por defecto de los nuevos tratamientos. Cada actividad nueva se rellena previamente con esos valores, y solo cambias lo que difiere.
Los documentos que obtienes de cada actividad
En cuanto una actividad está activa, la aplicación redacta por ella dos documentos listos para usar, en todos los idiomas del registro, sin trabajo adicional por tu parte:
- la declaración del art. 30: lo que entregas a la autoridad de control si pregunta por este tratamiento. Ábrela en el navegador o descárgala en PDF o RTF;
- la cláusula informativa del art. 13: lo que muestras a las personas cuyos datos tratas. Tiene un enlace permanente y un fragmento para incrustarla, de modo que puedes enlazarla desde una política de privacidad, un formulario de consentimiento o una página web, y siempre muestra el texto vigente.
Encontrarás ambos documentos en la propia página de la actividad, donde también puedes copiar sus enlaces y fragmentos de incrustación.
Cada documento tiene además una dirección predecible fuera de la aplicación, construida con la dirección de tu organización y el número de la actividad:
https://{nombre-corto}.rat.gd/{idioma}/{número-de-actividad} para la cláusula informativa
https://{nombre-corto}.rat.gd/{idioma}/a/{número-de-actividad} para la declaración
de modo que puede imprimirse en un formulario, citarse en un contrato o enlazarse desde una web.
La cláusula informativa siempre es accesible así, porque existe para que la lean personas que no son miembros. La declaración solo es accesible para cualquiera si la organización está configurada como pública; en una organización privada se muestra solo a los miembros.
Ambos documentos se generan a partir de una plantilla por defecto que funciona sin más. Para usar tu propia maquetación, redacción o estructura, puedes crear y editar tus propias plantillas a nivel de organización o de actividad de tratamiento.
Qué contiene una actividad de tratamiento
| Unidad organizativa | La UO a la que pertenece la actividad: exactamente una. Decide cómo se agrupa, filtra y colorea la actividad en el panel y en el PDF del registro |
| Responsable(s) del tratamiento | La organización —u organizaciones, cuando hay corresponsables— que decide por qué y cómo se tratan los datos |
| Encargado(s) del tratamiento | Si los hay, la organización —u organizaciones— que tratan los datos por cuenta del responsable. Tu propia organización debe ser responsable o encargada del tratamiento en cada actividad |
| Finalidad y detalle | Una línea que dice para qué sirve el tratamiento, y toda la explicación que necesitaría un auditor |
| Base legitimadora | Base legitimadora del artículo 6 para la actividad de tratamiento |
| Base legitimadora de categorías especiales | Base legitimadora del artículo 9 para la actividad de tratamiento, si procede |
| Tipos de datos | Identificativos, características personales, económicos, profesionales, circunstancias sociales, comerciales… y las categorías especiales |
| Categorías de interesados | De quién son los datos: empleados, clientes, candidatos, visitantes… |
| Tipos de tratamiento | Qué se hace con los datos: recogida, almacenamiento, comunicación, difusión, supresión… |
| Origen de los datos | De dónde proceden los datos |
| Período de preservación | Cuánto tiempo se conservan los datos y la regla que lo decide |
| Comunicaciones de datos | Quién recibe los datos, con un detalle en texto libre |
| Elaboración de perfiles | Sí o no |
| Transferencias internacionales | Sí o no, con el detalle de adónde y con qué garantía |
| Nivel de seguridad y medidas | Riesgo bajo, medio o alto, y las medidas adicionales aplicadas |