Activitats de tractament
Una activitat de tractament és una finalitat per a la qual es tracten dades personals: nòmines, butlletí, videovigilància de l'aparcament, selecció de personal. El registre és la llista d'aquestes activitats, i cadascuna recull la informació que demana l'article 30: finalitat, base jurídica, dades, interessats, conservació, destinataris, transferències, seguretat.
Les activitats es creen i s'editen des del tauler principal en mode edició, pels administradors. En mode visualització tots els membres les poden llegir.
Actives i inactives
Una activitat està activa —forma part del registre oficial, es mostra al tauler i s'imprimeix als documents— o inactiva: un esborrany encara sense acabar, o un tractament que ha cessat i es conserva com a constància.
- Una activitat nova sempre comença inactiva.
- Només es pot activar quan tots els camps obligatoris estan emplenats, de manera que una entrada a mitges mai no arriba al teu registre oficial.
- Una activitat amb data de caducitat passada es desactiva automàticament.
- Només es pot esborrar una activitat inactiva sense canvis pendents.
Les activitats inactives estan amagades per defecte; Mostrar tractaments inactius, a la barra lateral, les revela.
No intentis capturar totes les activitats el primer dia. Comença per les cinc o sis evidents —nòmines, clients, el web, el butlletí—, activa-les i genera el teu primer document. Un registre que existeix i creix amb l'ús val més que un de perfecte que no surt mai de la fase de planificació.
Menys activitats signifiquen també un registre més fàcil de gestionar. Mantén la llista curta i afegeix una activitat nova només quan cap de les existents encaixi amb una necessitat nova.
Valors per defecte per a noves activitats
Si la majoria de les teves activitats comparteixen les mateixes respostes —les mateixes mesures de seguretat, la mateixa regla de conservació, el mateix origen—, defineix-les una vegada a Configuració de l'organització → Valors per defecte dels nous tractaments. Cada activitat nova s'emplena prèviament amb aquests valors, i només canvies el que difereix.
Els documents que obtens de cada activitat
Tan bon punt una activitat està activa, l'aplicació redacta per a ella dos documents llestos per usar, en tots els idiomes del registre, sense feina addicional per part teva:
- la declaració de l'art. 30: el que lliures a l'autoritat de control si pregunta per aquest tractament. Obre-la al navegador o descarrega-la en PDF o RTF;
- la clàusula informativa de l'art. 13: el que mostres a les persones de qui tractes dades. Té un enllaç permanent i un fragment per incrustar-la, de manera que la pots enllaçar des d'una política de privacitat, un formulari de consentiment o una pàgina web, i sempre mostra el text vigent.
Trobaràs tots dos documents a la mateixa pàgina de l'activitat, on també en pots copiar els enllaços i els fragments d'incrustació.
Cada document té a més una adreça predictible fora de l'aplicació, construïda amb l'adreça de la teva organització i el número de l'activitat:
https://{nom-curt}.rat.gd/{idioma}/{número-d-activitat} per a la clàusula informativa
https://{nom-curt}.rat.gd/{idioma}/a/{número-d-activitat} per a la declaració
de manera que es pot imprimir en un formulari, citar en un contracte o enllaçar des d'un web.
La clàusula informativa sempre és accessible així, perquè existeix perquè la llegeixin persones que no són membres. La declaració només és accessible per a tothom si l'organització està configurada com a pública; en una organització privada es mostra només als membres.
Tots dos documents es generen a partir d'una plantilla per defecte que funciona sense més. Per utilitzar la teva pròpia maquetació, redacció o estructura, pots crear i editar les teves pròpies plantilles a nivell d'organització o d'activitat de tractament.
Què conté una activitat de tractament
| Unitat organitzativa | La UO a què pertany l'activitat: exactament una. Decideix com s'agrupa, filtra i coloreja l'activitat al tauler i al PDF del registre |
| Responsable(s) del tractament | L'organització —o organitzacions, quan hi ha corresponsables— que decideix per què i com es tracten les dades |
| Encarregat(s) del tractament | Si n'hi ha, l'organització —o organitzacions— que tracten les dades per compte del responsable. La teva pròpia organització ha de ser responsable o encarregada del tractament a cada activitat |
| Finalitat i detall | Una línia que diu per a què serveix el tractament, i tota l'explicació que necessitaria un auditor |
| Base legitimadora | Base legitimadora de l'article 6 per a l'activitat de tractament |
| Base legitimadora de categories especials | Base legitimadora de l'article 9 per a l'activitat de tractament, si escau |
| Tipus de dades | Identificatives, característiques personals, econòmiques, professionals, circumstàncies socials, comercials… i les categories especials |
| Categories d'interessats | De qui són les dades: empleats, clients, candidats, visitants… |
| Tipus de tractament | Què es fa amb les dades: recollida, emmagatzematge, comunicació, difusió, supressió… |
| Origen de les dades | D'on provenen les dades |
| Període de preservació | Quant de temps es conserven les dades i la regla que ho decideix |
| Comunicacions de dades | Qui rep les dades, amb un detall en text lliure |
| Elaboració de perfils | Sí o no |
| Transferències internacionals | Sí o no, amb el detall d'on i amb quina garantia |
| Nivell de seguretat i mesures | Risc baix, mitjà o alt, i les mesures addicionals aplicades |